質量是由人去控制的，只要是人，難免犯這樣或那樣的錯誤。那么如何預防犯錯、少犯錯、或者盡量不給你犯錯的機會，這就是ISO9000族標準的精髓。預防措施是一項重要的改進活動。它是自發(fā)的、主動的、先進的?？梢哉f：組織采取預防措施的能力是管理實力的表現。有些組織五年十年審核下來，沒有一張預防措施記錄單。
當然，ISO9000族標準是站在顧客角度看問題的，顧客希望企業(yè)有預防問題發(fā)生的能力，所以這是顧客選擇供方的一個考慮因素。
標準要求組織建立文件化的預防措施程序，很多組織將這個程序和糾正措施程序合并在一起寫，特別是中小型企業(yè)。這不違反標準要求。
采取預防措施，是一種決策。決策需要數據分析，需要有證據來源。這些數據可以有：
1）過程控制的統計，生產報表、質量報表；
2）制造商推薦的機器設備使用要求，如允許范圍、使用年限；
3）監(jiān)視計算機服務器容量的使用；
4）機器負荷的監(jiān)視；
5）員工的遲到率、缺勤率和流失率；
6）服務調查；
7）市場調查、顧客訂貨量；
8）供方業(yè)績表現等。
如果數據分析的結果是趨向于將發(fā)生問題/事故，那采取一些預防措施應該是相關責任崗位的本能反應，比如說：
1）策劃和實施設備維修；
2）警報、指示和派員督導；
3）防錯技術（也稱為“防呆”）、設備改造、防護器材等。
組織管理者，為預防措施提供資源，是一種保證。采取預防措施的積極性，是一種企業(yè)文化的表現，而企業(yè)文化，是由最高管理者慢慢教化培養(yǎng)出來的。
組織應該建立機制，獎勵采取預防措施的行為，深度地解決發(fā)現的問題：
在ISO9001認證審核的實踐中，經常發(fā)現有許多客戶能自我發(fā)現一些問題，如內審、考核、檢查、退換貨、投訴等，也采取了一些措施，但這些措施有許多是走過場的，就事論事，僅僅糾正了不合格。事后，經常有重復發(fā)生的實例。如注塑件的表面油污問題。ISO9001標準第8.5.2條款，對糾正措施提出了明確的要求。發(fā)現了問題，不但要改進，而且還要有效地改進。投入了資源想解決問題，就應該把它解決地徹底一些。要有效地解決問題，在于消除產生問題的原因。
我們需要去解決的那些問題，通常是對組織是有影響的，當然，這里面有個影響大小的問題。由于分析和解決問題的原因，通常需要時間，所以，組織應該先采取有力措施，先控制或消除不合格產品/服務本身。這叫“糾正”。
組織應該為采取糾正措施設立一個目標（處理到什么程度），最好有時間表。標準要求記錄糾正措施的展開、跟蹤、結果和驗收。對糾正措施的管理應該形成文件制度。組織還要考慮采取措施的經濟效益，不應該投入一百萬去解決一個損害只有十塊錢的問題。問題的重復發(fā)生是有概率的，如果能正確預估，那是再好不過了。
由于組織原有的體系是一個有機的整體，我們在采取有力的措施時，要考慮這些措施會不會影響到原有的體系，防止出現意想不到的問題。百分之百的解決問題，只是一種理想狀態(tài)。企業(yè)在發(fā)展過程中，問題是解決不完的。就像我們的身體一樣。
